Il portierato è un servizio fiduciario non armato: l’addetto filtra gli accessi, tiene il registro, gestisce chiavi e consegne e attiva le procedure di emergenza. Non ha poteri di polizia e non sostituisce un istituto di vigilanza. CT Service copre postazioni fisse a Napoli e in Campania dal 2015, anche su turni continuativi 24 ore su 24.
La distinzione che va chiarita subito: fiduciario o vigilanza armata
È il punto su cui nascono più equivoci in fase di gara. La vigilanza privata armata è riservata agli istituti autorizzati con licenza prefettizia ai sensi dell’art. 134 del TULPS (R.D. 773/1931), che impiegano guardie particolari giurate e operano secondo i requisiti minimi del D.M. 269/2010. I servizi fiduciari — portierato, reception, controllo accessi non armato, custodia — non rientrano in quel perimetro e non richiedono la licenza ex art. 134.
Cosa comporta in concreto: l’addetto al portierato non porta armi, non effettua perquisizioni, non può trattenere una persona e non svolge attività di prevenzione dei reati in senso tecnico. Osserva, registra, segnala, applica le procedure che avete definito e chiama le forze dell’ordine quando serve. Se la tua valutazione del rischio richiede una risposta armata o un pronto intervento su allarme, serve un istituto di vigilanza: te lo diciamo prima, non dopo la firma.
Cosa fa concretamente l’addetto in postazione
- Controllo accessi: identificazione dei visitatori, rilascio e ritiro badge temporanei, verifica degli appuntamenti con il referente interno.
- Registro presenze esterni, con la gestione privacy descritta più avanti.
- Gestione chiavi: consegna tracciata, riscontro a fine turno, custodia in armadio chiuso con registro delle movimentazioni.
- Corrispondenza e pacchi: ricezione, protocollo, avviso al destinatario, gestione dei corrieri fuori orario.
- Apertura e chiusura dello stabile, inserimento e disinserimento degli impianti di allarme, ronde interne a orari variabili.
- Presidio delle procedure di emergenza: attivazione dell’evacuazione, punto di raccolta, interfaccia con i mezzi di soccorso.
- Segnalazione guasti a impianti, ascensori, illuminazione, con apertura ticket verso i manutentori.
Nei contesti terziari il servizio prende la forma del concierge e assorbe compiti di front office: accoglienza in lingua, prenotazione sale riunioni, gestione dei fornitori in ingresso, supporto logistico agli eventi interni, coordinamento delle consegne. È la configurazione più richiesta negli immobili direzionali di Napoli, dove la reception è il primo punto di contatto con clienti e fornitori.
Registro visitatori e GDPR
Il registro degli accessi non è imposto da una norma generale, ma quando lo si adotta diventa un trattamento di dati personali soggetto al Regolamento UE 2016/679. Le regole che applichiamo in postazione:
- Base giuridica di norma nel legittimo interesse del titolare (art. 6.1.f), con valutazione di bilanciamento documentata.
- Informativa ex art. 13 esposta al banco, non nascosta in un raccoglitore.
- Minimizzazione: nome, azienda, referente, orario di ingresso e uscita. Nessuna fotocopia o scansione del documento d’identità, salvo obblighi specifici documentati dal titolare.
- Registro non a vista di terzi: chi firma non deve leggere i nominativi precedenti. Con il registro cartaceo si usano moduli singoli o copririghe.
- Tempo di conservazione definito per iscritto e distruzione a scadenza.
Gli addetti sono designati come persone autorizzate al trattamento e istruiti per iscritto. Dove il servizio comprende la consultazione di impianti di videosorveglianza si applicano anche i vincoli dell’art. 4 della Legge 300/1970: accordo con le rappresentanze sindacali o autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro, cartellonistica, informativa ai lavoratori e tempi di conservazione delle immagini ridotti al minimo.
Formazione del personale in postazione
Oltre alla formazione generale e specifica prevista dall’Accordo Stato-Regioni, gli addetti destinati a postazioni fisse ricevono la formazione da addetto al primo soccorso secondo il D.M. 388/2003 e da addetto antincendio secondo il D.M. 2 settembre 2021, con il livello (1, 2 o 3) commisurato alla classificazione del luogo di lavoro. Su questo non facciamo economie: in un’emergenza il portiere è la prima persona che risponde, e in molti stabili è anche l’unica presente.
Aziende e condomini: due configurazioni diverse
| Aspetto | Sede aziendale / direzionale | Condominio |
|---|---|---|
| Compito prevalente | Filtro accessi e front office | Custodia, corrispondenza, decoro, apertura e chiusura |
| Copertura tipica | Orario d’ufficio o H24 su tre turni | Fasce mattina e pomeriggio, con presenza serale su richiesta |
| Referente | Facility manager o ufficio acquisti | Amministratore, su delibera assembleare |
| Sostituzioni | A carico del fornitore | A carico del fornitore, senza oneri per il condominio |
| Costo | Canone su ore di presidio | Canone, alternativo al portiere dipendente |
Per un condominio la differenza rispetto al portiere assunto direttamente è soprattutto amministrativa: con il servizio in appalto spariscono contributi, TFR, gestione ferie e malattie, contenzioso e l’eventuale problema dell’alloggio di portineria, e la continuità del servizio nei periodi di assenza è contrattualmente a carico nostro. La scelta va comunque portata in assemblea, perché incide sulla gestione di una parte comune.
Copertura territoriale e integrazione con gli altri servizi
Presidiamo postazioni a Napoli città, nell’area a nord fino a Casoria e Afragola, nel casalnuovese dove abbiamo sede, e su richiesta nelle province di Caserta, Salerno, Avellino e Benevento. Nella maggior parte degli immobili il portierato viaggia insieme ad altri servizi: la pulizia degli spazi comuni, la manutenzione delle aree verdi e, negli stabili con vetrate importanti, la pulizia delle vetrate in altezza. Un unico contratto con un unico referente evita che il portiere debba fare da centralino fra tre fornitori diversi.
Per valutare una postazione partiamo dai numeri reali: metri quadri, numero di ingressi da presidiare, flusso medio di visitatori giornalieri, orari da coprire e presenza o meno di impianti da gestire. Scrivi a info@ct-service.org, chiama il +39 380 124 5273 o compila la richiesta di preventivo. Per capire come lavoriamo, la pagina chi siamo racconta struttura e modo di operare dell’azienda.
